Система прослеживаемости товаров: что это и как регулируется

Система прослеживаемости - это методика государственного контроля за оборотом отдельных видов товаров ввезенных из-за границы на территорию Российской Федерации. Она дает возможность документально отслеживать движение позиций на всех этапах: от ввоза на территорию страны до реализации конечному потребителю.

При осуществлении операций с прослеживаемыми товарами налогоплательщикам необходимо включать реквизиты прослеживаемости:

• регистрационный номер партий товаров, подлежащих прослеживаемости (РНПТ),
• в счета-фактуры (СФ),
• универсальные-передаточные документы (УПД).

Что такое прослеживаемый товар

Это ввезенная в Россию продукция, за перемещением которой налоговая служба установила контроль на каждом этапе: от момента пересечения границы до момента приобретения покупателем в розничном магазине, или до момента списания. Каждому прослеживаемому товару присваивается уникальный «паспорт»: регистрационный номер (РНПТ). И компании, которые участвуют в обороте, передают сведения о его движении в налоговую службу.

Перечень прослеживаемых товаров в 2026 году

В России система прослеживаемости запущена в 2021 году.

В 2026 году перечень включает:

• холодильники и морозильники бытовые;
• машины стиральные, бытовые или для прачечных, включая машины, оснащенные отжимным устройством» (6 кодов ТН ВЭД ЕАЭС);
• аппаратура приемная для телевизионной связи, включающая или не включающая в свой состав широковещательный радиоприемник или аппаратуру, записывающую или воспроизводящую звук или изображение» (16 кодов ТН ВЭД ЕАЭС).
• автопогрузчики с вилочным захватом, тележки;
• бульдозеры, грейдеры, планировщики, механические лопаты, экскаваторы;
• мониторы и проекторы;
• коляски детские;
• устройства удерживающие для детей (кресла).

Как определить, является ли товар прослеживаемым

Чтобы определить, относится ли товар к категории прослеживаемых, необходимо выполнить следующие действия:

1. Определить код ТН ВЭД.
2. Сверить наименование и код ТНВЭД товара с перечнем товаров, установленным в Постановлении Правительства №1110.
3. Если код ТН ВЭД и наименование входят в перечень, то товар является прослеживаемым.

Что такое РНПТ: расшифровка и структура номера

При осуществлении операций с контролируемой продукцией налогоплательщикам необходимо включать реквизиты прослеживаемости: регистрационный номер партий товаров (РНПТ) в отгрузочные документы.

РНПТ формируется на основании таможенной декларации (ГТД). Если номер таможенной декларации формируется следующим образом: ХХХХХХХХ/DDMMGG/XXXXXX, то в РНПТ добавляется порядковый номер ввезенного товара и выглядит он следующим образом: ХХХХХХХХ/DDMMGG/XXXXXX/XXX.

Система прослеживаемости распространяется и на продукцию ввезённую из стран ЕАЭС (Казахстан, Армения, Киргизия, Беларусь). Важно понимать, ключевой фактор - это факт ввоза товара на территорию РФ, а не страна происхождения или продажи.

Где взять РНПТ и как его проверить

В зависимости от страны ввоза товара, РНПТ можно получить двумя способами:

1. При ввозе товара из стран ЕАЭС (Армении, Беларуси, Казахстана и Кыргызстана) импортёр направляет в ФНС уведомление о ввозе по форме КНД 1169008. На основании уведомления ФНС формирует РНПТ.

2. При ввозе товара из стран, которые не входят в ЕАЭС, импортёр самостоятельно формирует РНПТ на основании регистрационного номера декларации на товары (ДТ) и порядкового номера товара в ней. РНПТ формируется не на отдельный товар, а на партию.

Как продавать прослеживаемые товары: требования к документам

В счет-фактурах и УПД в обязательном порядке должен быть указан РНПТ. Счет-фактуры и УПД оформляются только в электронном виде через операторов ЭДО.

Исключения:

• продажа физическим лицам;
• экспорт или реэкспорт;
• продажа и перемещение товаров из Российской Федерации в страны ЕАЭС.

Реквизиты прослеживаемости в счёт-фактуре и УПД

Для отражения прослеживаемых товаров в документах используются следующие графы:

• Графа 11
  • указывается РНПТ;
• Графы 12 и 12а
  • единицы измерения (код и наименование);
• Графа 13
  • количество;
• Графа 14
  • стоимость без НДС в рублях.

В отгрузочных документах одновременно можно указывать прослеживаемые и маркированные товары. Но в графе 14 указывается стоимость только для прослеживаемых товаров. На сайте ФНС существует бесплатный сервис проверки прослеживаемых товаров.

Продажа прослеживаемого товара физическому лицу

При продаже физическому лицу правила значительно упрощаются.

Важно! Прослеживаемость прекращается в момент его продажи физическому лицу для личных нужд. Далее никто не должен передавать сведения о товаре в налоговую.

При продаже физическому лицу уже не потребуется оформлять УПД или счет-фактуры, достаточно кассового чека, который будет содержать признак предмета расчета «7» - «товар, подлежащий прослеживаемости», и РНПТ.

Если покупатель решит вернуть прослеживаемый товар, возможны 2 варианта:

• в исправном состоянии. Продавец должен уведомить ФНС об остатках товара и получить новый РНПТ на данную единицу товара, т.к. ФНС считает это новой операцией.
• в неисправном состоянии (брак, поломка). При невозможности дальнейшего использования товара, он подлежит списанию. При подаче отчетности необходимо указать причину выбытия «13» -брак, поломка, утеря. Товар выбыл из оборота, а значит и получать новый РНПТ не потребуется.

Отчётность по прослеживаемым товарам

Существует 4 вида отчета по прослеживаемым товарам:

Отчет об операциях с прослеживаемыми товарами

Это основной вид отчетности, который требуется сдавать участникам сделки в ИФНС РФ.

Особенности:

• сдается ежеквартально;
• сдают организации (в том числе ИП), которые совершали операции с прослеживаемыми товарами, независимо от вида налогообложения;
• если операций за квартал не было, то сдавать отчет не требуется;
• отражаются операции в зависимости от того, является участник плательщиком НДС или нет.

Уведомления о ввозе, перемещении и остатках

При ввозе товаров, которые подлежат прослеживаемости, с территории другого государства-члена ЕАЭС на территорию РФ, подают уведомление о ввозе (КНД 1169008)

Особенности:

• уведомление подают в течение 5 рабочих дней после принятия товара на учет;
• на следующий день после подачи ФНС РФ присвоит РНПТ.

При перемещении с территории РФ на территорию другого государства, члена ЕАЭС, в ФНС РФ подают уведомление о перемещении (КНД 1169009).

При вступлении в силу нового перечня товаров, подлежащих прослеживаемости, если у участника оборота хранятся такие товары на складе, подают уведомление об остатках (КНД 1169011). Заполняется уведомление на основании первичного учетного документа, который оформляется по результатам инвентаризации (акт инвентаризации, опись и так далее).

Формы уведомлений, форматы в электронной форме и порядки заполнения утверждены Приказом ФНС России от 08.07.2021 № ЕД-7-15/645@.

Важно! Документы ИНФС РФ принимает исключительно в электронном формате через ЭДО.

Ответственность за нарушения

Штрафы за нарушения в системе прослеживаемости в законодательстве отсутствует. 11 ноября 2024 г. представлен проект Федерального Закона, по которому ответственность в сфере прослеживаемости планировалось ввести с 1 января 2026 года, но на апрель 2026 г. ФЗ не вступил в силу.

Планируемые статьи нарушений включают следующие пункты:

• непредоставление (несвоевременное представление) отчета;
• неотражение (неполное отражение, искажение) реквизитов прослеживаемости в СФ, УПД
• искажение реквизитов прослеживаемости в отчете;
• нарушение установленного способа выставления СФ, УПД.

Часто задаваемые вопросы

Как исправить ошибку в уже сданном отчете?

Если в отправленном отчете Вами обнаружена ошибка, то стоит как можно скорее подать скорректированный отчет, в котором будут заявлены верные сведения. Советуем направлять скорректированный отчет не позднее дня, следующего за днем обнаружения ошибки.

Как часто обновляется список прослеживаемых товаров?

Он пополняется ежегодно на постоянной основе.

Честный знак и прослеживаемость - это одно и тоже?

Нет, это разные понятия, отличия:

• система прослеживаемости не требует нанесения сведений на товар, идентификаторы прослеживаемости содержатся в документах;
• система маркировки контролирует единицу товара, а система прослеживаемости товарные партии;
• при маркировке требуются дополнительные финансовые затраты;
• прослеживаемость контролирует импортируемые товаров, маркировка необходима как для импортируемых, так и произведенных в РФ товаров.

Подлежат ли прослеживаемости товары, произведённые в России?

Прослеживанию не подлежат товары, произведенные на территории Российской Федерации. Данное правило закреплено в п.3 Постановления Правительства РФ №1108 от 01.07.2021г.

Не подлежат прослеживанию также:

1. товары, произведенные из импортного сырья (даже если комплектующие подлежат прослеживаемости);
2. импортные товары, переданные в производство на территории РФ.

Нужно ли сдавать отчёт о прослеживаемости, если уже сдана декларация по НДС?

Подача декларации по НДС не освобождает импортера от обязанности сдавать отчет о прослеживаемости. Это разные виды отчетности. Но, конечно, есть исключения:

Компания-импортер является плательщиком НДС на ОСН

Подавать надо оба отчета, но информация в них не должна дублироваться. Декларация по НДС содержит сведения об операциях, которые облагаются налогом. В отчет о прослеживаемости в данном случае попадают только прослеживаемые товары со специфическими операциями, которые не попадают в декларацию по НДС.

Требуется сдавать отдельный отчет об операциях с прослеживаемыми товарами в случаях:

• покупки у продавца без НДС;
• выбытие не через продажу (например: утилизация, порча, кража, списание, недостача);
• передача, не облагаемая НДС (например, безвозмездная передача).

Компания-импортер не является плательщиком НДС (УСН и др.)

Компания не сдает декларацию по НДС, но обязана отчитываться о прослеживаемых товарах. В отчет необходимо включить операции с прослеживаемыми товарами (покупка, продажа, перемещение, списание). Важно! Декларация по НДС и отчет о прослеживаемых товарах сдаются по итогам каждого квартала: не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Запрещается прослеживаемые товары передавать в бумажном виде, документооборот осуществляется исключительно в ЭДО.

Что делать покупателю при приобретении прослеживаемого товара?

При купле-продаже прослеживаемых товаров между организациями и ИП (п. 1.1, 1.2 ст. 169 НК РФ), покупатель обязан УПД принять через оператора ЭДО, даже если не является плательщиком НДС.

Покупатель при приобретении прослеживаемых товаров должен совершить ряд действий:

1. Получить электронные документы (через ЭДО) с реквизитами прослеживаемости.
2. Отразить покупку в учете и НДС-отчетности.
3. Определить, нужно ли подавать отчет об операциях.

Задача покупателя - осуществить «сквозной» учет РНПТ.

Что такое РНПИ, отличие от РНПТ

В неофициальных источниках можно встретить понятие РНПИ: регистрационный номер импортных товаров. Корректное и официальное название: регистрационный номер партии товаров (РНПТ). РНПИ является разговорным вариантом.

Законодательные акты

• На уровне ЕАЭС перечень прослеживаемых товаров утвержден Решением Совета Евразийской экономической комиссии от 26 января 2026 г. №5 «О перечне товаров, ввезенных на таможенную территорию Евразийского экономического союза, в отношении которых осуществляется прослеживаемость».
• Постановлением Правительства от 01.07.2021 №1108 утверждено Положение о национальной системе прослеживаемости товаров.
• Постановлением от 01.07.2021 №1110 был утвержден перечень товаров, подлежащих прослеживаемости.

Материал подготовлен: Елена Лукьянова - исполнительный директор Ориентлог

Публикация от 22.04.2026